Cotizaciones: del presupuesto a la factura
Módulos · 5 min de lectura
Armá una proforma, mandala por correo, dejá que tu cliente la acepte en línea y convertila en factura sin volver a digitar nada.
Qué es una cotización, y qué no es
Una cotización —o proforma— es una oferta: esto te cuesta, y hasta esta fecha lo sostengo. No es un documento fiscal. No viaja a Hacienda, no gasta consecutivo, no consume el cupo de tu plan y no declara nada. Se puede editar, borrar y rehacer las veces que haga falta.
Lo que sí hace es evitar el trabajo doble: cuando el cliente dice que sí, la factura sale de la cotización sin volver a digitar una línea.
Armá la cotización
En Cotizaciones → nueva. El formulario es casi el de Emitir: buscás al cliente en tu libreta y agregás las líneas desde tu catálogo de productos y servicios. Los totales y el IVA se calculan solos.
- Válida hasta — la fecha en que la oferta deja de sostenerse. Pasada esa fecha la cotización se marca como Vencida, que no es un error de nadie: es que pasó el tiempo. Si todavía la sostenés, le cambiás la fecha.
- El cliente puede ir sin cédula. Una proforma se le hace a cualquiera. La cédula la vas a necesitar después, para facturar.
- En dólares, el tipo de cambio se trae solo del que publica Hacienda, con su fecha, y queda editable. Acá es informativo: una proforma no declara nada.
Descuento por línea, en colones o en porcentaje
Cada línea admite su descuento. Se escribe una sola vez y con un selector al lado se dice si son ₡ o % — el 10 % lo calcula la máquina, no vos.
Cuando ese descuento viaja a la factura, Hacienda pide de qué tipo de descuento se trata y una descripción corta. Elegí el que de verdad es: un descuento comercial es «Comercial», no «Regalía». Los códigos de Regalía y Bonificación significan que el producto va gratis y Hacienda exige que el descuento sea el 100 % de la línea; usarlos para una rebaja del 10 % hace que rechacen la factura.
Mandala por correo
En la ficha de la cotización, Enviar por correo se la manda al cliente con el PDF adjunto, desde Taxo y con las respuestas dirigidas a vos. Si querés verla antes, Ver PDF la abre tal cual la va a recibir.
Sin al menos una línea no se puede enviar, ni aceptar, ni facturar — y la pantalla te dice por qué en vez de dejarte apretar un botón que va a fallar.
Que el cliente conteste, sin escribir un correo
El correo lleva un enlace propio de esa cotización. Tu cliente lo abre sin cuenta y sin instalar nada, ve el documento y tiene dos botones: Acepto y No, gracias.
- Hasta cuándo vale la oferta. Pasada esa fecha el enlace lo dice y le ofrece escribirte.
- El total, seleccionable: lo copia para pasárselo a quien aprueba.
- Los dos botones. Contestar es un clic; no hay que escribir un correo.
- Al aceptar, la cotización pasa a Aceptada y queda registrada la fecha y la hora. Eso vale más que un «dale» por WhatsApp si mañana se discute el precio.
- La factura no se emite sola. Aceptar es del cliente; facturar es tuyo. Una factura es irreversible y deshacerla cuesta una nota de crédito: no puede dispararla un clic ajeno.
- El enlace caduca con la oferta. Pasada la fecha de validez muestra que venció y le ofrece escribirte.
Te avisamos cuando conteste, por correo y —si los tenés encendidos— por aviso en el teléfono.
Convertila en factura
Con la cotización aceptada, la ficha muestra Convertir en factura. Se abre Emitir con todo puesto —cliente, líneas, precios, descuentos— y vos revisás y confirmás. De ahí en adelante es una factura normal: se firma, viaja a Hacienda y le llega a tu cliente.
Solo se factura una cotización aceptada. Mientras esté en borrador o afuera esperando respuesta, en lugar del botón de facturar aparece «El cliente la aceptó», que es el que sí corresponde apretar. Si te la aceptaron por teléfono, marcala ahí y seguí.
El total de la factura tiene que dar idéntico al de la cotización, al céntimo. Si querés cambiar algo, cambialo antes de confirmar.
El listado, y lo que te dice de un vistazo
Cotizaciones abre con el embudo del mes —cuántas mandaste, cuántas te aceptaron y por cuánto— y debajo el buscador, el filtro por mes y los estados: Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada y Vencida. Una cotización ya facturada se marca como tal y deja de poder editarse.
- El embudo del mes: cuántas hay en cada estado y por cuánto.
- El aviso de vencimiento solo sale cuando falta poco. Un «vence en 14 días» sería ruido.
- «Facturada»: esta ya se convirtió en factura y el asunto está cerrado.
- «Factura rechazada» es otra cosa y por eso se pinta distinto: hay trabajo pendiente en esa.
Una cotización no reserva mercadería. Si llevás inventario, las existencias se mueven al facturar, no al cotizar.
Última revisión: 7 de setiembre de 2026