Tus datos: retención y eliminación

Casi todo lo que tenemos tuyo se puede borrar cuando lo pidas. Los comprobantes electrónicos, no —y conviene entender por qué antes de pedirlo.

La legislación tributaria costarricense obliga a conservar los comprobantes electrónicos y sus respuestas por al menos 5 años. Esa obligación es del contribuyente, o sea tuya. Si los borráramos a pedido, te dejaríamos sin el respaldo que la Administración Tributaria puede exigirte en una fiscalización.

Por eso preferimos decirlo claro en vez de prometer un «borrado total» que no podemos cumplir sin perjudicarte.

• Tu acceso: usuario, contraseña y segundo factor.
• Tu llave criptográfica, su PIN y tus credenciales del API de Hacienda. Esto lo borramos siempre, y es lo más importante: son las llaves con las que se firma a tu nombre.
• Tus datos de contacto y preferencias.
• Tu logo y la personalización de tus facturas.
• Tu libreta de clientes y tu catálogo de servicios.

• Comprobantes electrónicos (XML firmado, representación en PDF y respuesta de Hacienda): 5 años desde su emisión, por obligación legal.
• Registros de facturación de la suscripción: el mismo plazo, porque son nuestros propios comprobantes.
• Registro de tu aceptación de los términos: mientras exista relación contractual o pueda haber un reclamo.
• Conversaciones de soporte (tus tickets, sus adjuntos y el contexto técnico del reporte): hasta 24 meses desde que el ticket se cierra. Al cerrar tu cuenta se eliminan de inmediato, junto con todo lo demás.

Lo que conservamos queda fuera de uso activo: no se usa para nada más que responder un requerimiento legal o una solicitud tuya.

Antes de cerrar la cuenta, descargá lo que necesites. Desde la aplicación podés bajar:

• Los XML firmados y las respuestas de Hacienda de cada comprobante.
• Las representaciones en PDF.
• Tus libros de ventas y compras, y el borrador del formulario D-150, en Excel.

Si preferís que te lo entreguemos todo junto en un solo envío, pedínoslo y te lo preparamos.

Escribinos a hola@guaba.tech desde el correo de tu cuenta, indicando la empresa. Te confirmamos la solicitud, te recordamos qué se puede borrar y qué no, y ejecutamos la eliminación dentro de los 30 días naturales siguientes.

Si en tu empresa hay varias personas, la solicitud la tiene que hacer quien tenga el rol de administrador.

Los datos de las personas a las que les facturaste están dentro de tus comprobantes, así que siguen la misma regla: se conservan el plazo fiscal. Los que tenías solo en tu libreta de clientes —y que no aparecen en ningún comprobante— sí se eliminan con el resto.

Si una de esas personas nos escribe directamente para ejercer sus derechos, la referimos a vos, que sos quien decide sobre esos datos, salvo que la ley nos obligue a actuar de otra forma.

No borramos cuentas por inactividad sin avisar. Si una cuenta gratuita pasa mucho tiempo sin uso, te escribimos antes de tomar cualquier medida, y los comprobantes siguen disponibles durante el plazo legal aunque la cuenta se cierre.

Este documento complementa los Términos y condiciones y la Política de privacidad.